ASE hat eine neue Fachapplikation für das Bundesamt für Strassen realisiert. Im Interview erläutert Informatik-Projektleiter des ASTRA, Manfred Jenni, wie er das anspruchsvolle Vorhaben rechtzeitig umsetzen konnte.

Herr Jenni, sie waren Projektleiter der FA BSA auf Seiten des ASTRA. Das neue Tool ist seit einem guten halben Jahr in Betrieb. Wie läuft es?

Die ASTRA Mitarbeiter:innen in der Erhaltungsplanung und die Mitarbeiter:innen im betrieblichen Unterhalt bei den Gebietseinheiten nutzen die Applikation seit Tag 1 rege, weil sie ein wichtiges Hilfsmittel ihres Tagesgeschäfts ist. Trotz der hohen Zahl an Nutzer:innen läuft die FA stabil. Es gab eigentlich durchaus positive Rückmeldungen. Nur vereinzelt wurden Verbesserungsvorschläge eingebracht. Das zeigt uns, dass wir die Bedürfnisse unserer Nutzer:innen gut getroffen haben. Wir sind auch weiterhin bemüht, den Verbesserungsvorschlägen der Anwender und neuen Anforderungen an die FA BSA gerecht zu werden.

IT ist ein schnelllebiges Geschäft, was bei vielen Projekten zu Zusatzkosten führt. Was ist ihr Erfolgsrezept für die Einhaltung des Budgets?

IT-Vorhaben sind aus fachlicher und technischer Sicht wie auch aus Ressourcen Sicht herausfordernd, das ist nichts Neues. Ebenfalls sind die rechtlichen und finanziellen Vorgaben in den Projekten der Bundesverwaltung klar geregelt. Wir haben deswegen im Projektteam von Anfang an konsequent auf die Einhaltung dieser Vorgaben geachtet.

Weil der Vertrag der bestehenden Lösung auslief, musste der nach einem replanning festgelegte und kommunizierte Einführungszeitpunkt gehalten werden. Konsequenz daraus war, dass primär auf die Umsetzung der Anforderungen aus den Projektvorgaben geachtet werden musste. Zusätzliche Features und Änderungswünschen unserer Tester:innen mussten wir deshalb priorisieren. Dabei hat uns dieser enge Zeitrahmen geholfen, welchen wir gemeinsam mit der Projektleitung der ASE AG festgelegt haben. Das machte es auch einfacher, motiviert und diszipliniert Change-Requests kritisch zu betrachten und nur absolut notwendige Änderungen vorzunehmen.

Sie mussten also Kompromisse eingehen. Wie geht es nun weiter?

Natürlich gibt es Features die wir gerne realisiert hätten. Nun ist die Applikation in Betrieb und wir haben Zeit um neue Anforderungen umzusetzen. Einige Features, die anfangs unverzichtbar erschienen sind schon nach kurzer Zeit nur noch optional. Bei anderen bestätigt sich das Bedürfnis und wir können sie bedürfnisgerecht umsetzen. Ich denke, mit der FA BSA wurde dazu eine gute Basis geschaffen.

Andrea Frehner, Projektleiter bei der ASE AG «Es gab die eine oder andere energische Diskussion»

Andrea, du hast die Projektleitung für die Realisierung mitten im Projekt übernommen. Wie kam das? 

Basil Vitins leitete anfangs das Projekt vonseiten der ASE und erstellte das Fach- und Realisierungskonzept. Als es dann in die Realisierung kam, habe ich übernommen. Damit entsprachen wir unseren Stärken – Basil im Konzeptionellen und ich in der Umsetzung. Ich habe bereits in meiner Vergangenheit vergleichbare Applikationen eingeführt von dieser Erfahrung konnte ich hier profitieren.Ich war dankbar, dass Basil jederzeit zur Verfügung stand und mich unterstützte. So bildeten wir einerseits ein gutes Team. Andererseits ist ein Wechsel immer auch eine Chance, Dinge mit frischem Blick zu betrachten und zu hinterfragen.

Wie war es mit den Nachträgen? Der Projektleiter des ASTRA Manfred Jenni sagte im Interview, dass der Auftraggeber nicht alles durchgewunken hat.

Ich muss ein wenig schmunzeln. Rückblickend haben wir uns jeweils auch bei den Nachträgen gefunden. Es gab unterschiedliche Meinungen und durchaus auch die eine oder andere energische Diskussion. Das Gute an IT-Projekten ist, dass die Use Cases und Features immer ziemlich klar sind und eine fachliche Diskussion erlauben. Am Ende bewegten sich beide Seiten – und nun hoffen wir beide, dass wir noch die eine oder andere Verbesserung umsetzen können.

Wie gelang es dir, in diesem Momenten und Phasen cool zu bleiben?

Vielleicht hilft mir mein handwerklicher Background. Wenn etwas kaputt geht, muss es einfach repariert werden. Da kann man lange fluchen. Am Ende muss man tun und nicht lange reden. Diese Einstellung begleitet mich noch heute. Ich musste vorwärtskommen und pragmatisch sein.